Kommunikation findet weitgehend auf der Beziehungsebene statt – schon immer. Ob wir jetzt schon über den Berg sind oder schnell der Impfstoff kommt oder doch die zweite Welle droht: wir werden dauerhaft mehr Termine, Meetings, Besprechungen und auch Pitches über Online-Tools abhalten – auch bei wichtigen Projekten und Aufträgen.
Wie verändert sich Präsenz durch Videokonferenzen und wie kann ich trotzdem Nähe schaffen? Wie formen Meetings per Zoom und Co. unsere Beziehungskommunikation? Und wie kann ich das für einen erfolgreichen Termin nutzen?
Die Atmosphäre des Meeting-Raums und auch die Störungen und Ablenkungen während des Meetings sind nur noch bedingt von uns beeinflussbar. Wo wir früher aufmerksam den Besprechungsraum vorbereitet haben und wir sicher sein konnten, dass alle Teilnehmer durchgehend „sichtbar“ dabei waren, haben wir nun nur noch eingeschränkt Einfluss auf die räumliche Atmosphäre des Meetings.
Gerade für Dienstleister ist dies eine schwierige Situation. Ihre Leistung ist physisch nicht greifbar und den Kunden fehlen wichtige Kriterien zur Beurteilung der Qualität. Das war schon immer eine Herausforderung. Aber nun fehlt in Online-Meetings auch noch die persönliche Präsenz der verantwortlichen Menschen. Die Menschen, die mit ihrer Haltung, ihrer Erfahrung, ihrer Kompetenz und ganz besonders auch mit ihrer Persönlichkeit für dieses Angebot stehen. Der kurze Smalltalk vor der Besprechung, die informelle Abstimmung während der Kaffeepause und bilateral das zustimmende Lächeln untereinander oder die gekräuselte Stirn – das alles fehlt.
Wie also Nähe herstellen, wo physisch keine möglich ist? Mit kreativen und überraschenden Ideen können Sie die Atmosphäre mitgestalten: Wie wäre es damit, als Veranstalter dem Kunden vorab ein Meeting-Paket zukommen zu lassen?! Mit der Agenda für das Meeting, mit Stift und Block (natürlich im Firmen-CD) und einem kleinen Paket Pralinen – für ein Lächeln beim Auspacken und positiven Emotionen im Meeting.
Es darf ein bisschen mehr sein? Haben Sie schon einmal ein „Frühstückspaket“ bekommen? Im Auftrag eines Kunden wurden an alle Teilnehmer eines Meetings vorab Frühstückspakete verschickt – eine überraschende und kreative Idee, die bei allen prima angekommen ist. Das digitale Meeting startete mit einem Lächeln, vielen netten Bemerkungen und begeisterten Teilnehmern.
Um die Beziehungsebene zu stärken kann man wichtige Meetings auch mit einem – kurzen - persönlichen Telefonat am Vortag einleiten. Einfach nur mal kurz Hallo sagen, bevor man sich am nächsten Tag in der großen Runde trifft…
Wie viel Nähe möchte ich eigentlich online zulassen? Wie viel Einblick möchte ich geschäftlichen Kontakten in mein Home-Office anbieten? In den letzten Monaten haben wir alle viel gelernt, über Hintergrundgestaltung, Licht, Ton und Kameraqualität. Mit dem Blick in mein Home-Office öffne ich mich, biete Nähe an, erzähle etwas über mich – logisch, dass ich dieses auch wohldosiert und ausgewählt gestalte. Zugegebenermaßen entferne ich den Bilderstreifen aus dem Fotoautomaten mit meinen Freundinnen aus dem Hintergrund, aber die eigenen Fotos vom norwegischen Fjord und der Mini-R4 dürfen durchaus zu sehen sein – denn wenn wir schon wenig Smalltalk über den letzten Urlaub online halten können - ein bisschen von mir erzählen möchte ich schon!
Egal, ob Sie auch schon vor Corona souverän digitale Besprechungen etabliert hatten, es wird immer Teilnehmer geben, die unsicher sind und die Funktionen der Tools nicht kennen oder nutzen. Wir haben vermutlich alle schon recht lustige, aber auch unsouveräne Situationen erlebt. Dieses Gefühl wollen Sie Ihren Partnern – vielleicht dem wichtigsten Entscheider in der Runde - sicher ersparen. Wir bieten bei großen Runden einen Vorabend-Check-In an, bei dem die Teilnehmenden den Besuch des virtuellen Besprechungsraums ausprobieren können. Damit sich bei der eigentlichen Besprechung alle souverän zuschalten und das Meeting ohne Störungen und schlechte Atmosphäre starten kann – ein Mehrwert für alle.
Zu aufwendig? Nichts im Unternehmen ist so teuer, wie einen Kunden zu verlieren. Und Kaufentscheidungen haben immer mit Beziehung, Emotion und Wertschätzung zu tun!
Ideen für ein bisschen mehr Präsenz und Nähe in Online-Meetings:
Bewusst Atmosphäre schaffen
Meeting-Paket mit Agenda, Stift und Block im Firmen-CD und einem kleinen Paket Pralinen – für positive Emotionen und ein Lächeln
Beziehungsebene positiv gestalten
Meeting mit einem persönlichen Telefonat „einleiten“ und am Vortag die Teilnehmer kurz kontaktieren
Sicherheit und Souveränität anbieten
Vor-Abend-Check-In für Neulinge, damit alle souverän dabei sind
Persönlichkeit zeigen - Nähe anbieten
Zeigen Sie etwas Persönliches von sich – "leichte, beiläufige Konversation" - das ist die Definition von Smalltalk - funktioniert auch über den Hintergrund!